Oblíbené zájezdy

Check list přípravy zájezdu

Check list aneb Co od Vás budeme potřebovat při pořádání školního zájezdu

Domluvit s námi detaily zájezdu

V první řadě je zapotřebí domluvit se na programu a termínu zájezdu. Program si můžete vybrat z naší nabídky nebo Vám ho na základě Vašich požadavků rádi sestavíme přímo na míru. Komunikovat můžeme přes email nebo po telefonu, případně se můžeme setkat osobně v naší kanceláři nebo ve vaší škole. Probereme s Vámi, jaký zájezd by mohl nejvíce splňovat Vaše požadavky, jaký očekáváte zájem a případná další specifika, která je třeba zohlednit. Současně s tím se budeme ptát na Váš ideální termín/termíny, abychom mohli ověřit dostupnost všech potřebných služeb, především ubytování, dopravy, atrakcí a památek zahrnutých v programu atd. Ve chvíli, kdy se domluvíme na finálním programu a termínu, můžeme přistoupit k přihláškám.

Vybrat přihlášky od žáků/studentů

Na začátku se domluvíme na termínech a výši plateb. Zálohu zpravidla volíme nižší, doplatek vyšší. V případě dražších zájezdů se můžeme domluvit i na více splátkách. Doplatek by měl být vybraný 30 dnů před termínem zájezdu.
Pokud se rozhodnete využít náš přihlašovací systém, Vaše starosti tím v tuhle chvíli v podstatě končí. Studentům/žákům jen rozdáte kartičky s popisem, jak dále postupovat a oni se většinou doma s rodiči hlásí na internetu přímo nám. Vy jen dohlížíte, připomínáte a eventuálně vybíráte přihlášky, které Vám studenti nosí. Odpadá Vám tím i povinnost sepisovat seznam účastníků, systém to dělá za Vás.
Pokud Vás o výhodách systému nepřesvědčíme a domluvíme se na tradičním postupu vybírání peněz a přihlášek ve škole, budeme Vás muset požádat o spolupráci - to je vybírání peněz a sepsání seznamu účastníků (jméno a rodné číslo). U zájezdů s ubytováním v rodinách potřebujeme znát i případné alergie, užívané léky a stravovací návyky typu vegetariánství a podobně.

Zaslat nám školou potvrzenou smlouvu o zájezdu

Abychom splnili i papírovací povinnosti, je třeba se školou potvrdit smlouvu o zájezdu. Tu bychom Vám připravili a zaslali, jak si budete přát - buď ještě před vybíráním přihlášek a plateb nebo až ve chvíli, kdy bude jasné, že zájem je dostatečný a zájezd se uskuteční. Potvrdit by ji měla osoba oprávněná za školu jednat. V případech, kdy se vedení školy nechce angažovat, se budeme domlouvat na dalších variantách.

Ověřit národnost účastníků

Čím dříve, tím lépe nám prosím nahlaste, že se zájezdu zúčastní žáci, studenti či dospělí cizí národnosti. Je dobré si nechat více než 1 měsíc na případné ověření/řešení podmínek vstupu do zemí, které během zájezdu navštívíte. Více o podmínkách cestování cizinců se dozvíte v sekci doklady.

Zaslat nám jména a rodná čísla dalšího pedagogického doprovodu

Informace o pedagogickém doprovodu bychom potřebovali znát zpravidla měsíc před odjezdem. Jde hlavně o zajištění pojištění a rozdělení pokojů. Údaje nám můžete buď zaslat emailem nebo je můžete zadat přímo v přihlašovacím systému, pokud ho využíváte.

Připravit rozdělení účastníků do pokojů

Zhruba měsíc před odjezdem bychom také měli mít připravené rozdělení do pokojů, tzv. rooming list. Na základě přihlášek vám sdělíme, jaké pokoje jsou pro Vaši skupinu k dispozici a Vy se pokusíte účastníky rozdělit. U zájezdů s ubytováním v hostitelských rodinách můžete rovnou tvořit dvojice, výjimečně trojice. Občas mohou být dvě dvojice ubytovány v jedné rodině.

Předat účastníkům informace před odjezdem

Informace k odjezdu Vám připravíme a zašleme k připomínkám zhruba 10 dnů před zájezdem. Při využití přihlašovacího systému je rozesíláme všem účastníkům a jejich rodičům emailem. Bez využití systému je třeba informace také předat, nejčastěji buď interně na škole emailem nebo v papírové podobě.

Doporučujeme ověřit u vedení školy, jaká potvrzení je třeba získat od rodičů

My jako cestovní kancelář žádné další potvrzení nevyžadujeme, ale vedení školy zpravidla nějaké dokumenty podepsané zákonnými zástupci dětí potřebuje. Zpravidla to bývá souhlas s účastí na zájezdu, potvrzení o bezinfekčnosti, souhlas s rozchodem během zájezdu apod.

Pak už se na Vás budou těšit naši řidiči a průvodce!

Stáhněte si check list (pdf, 59kB)

jsme-pro-ROZHLED bez rámečku.jpg

Nechte si posílat novinky na Váš e-mail:

ZájezdyProŠkoly.cz
NAJDETE NÁS NA SOCIÁLNÍCH SÍTÍCH
NAJDETE NÁS NA SOCIÁLNÍCH SÍTÍCH
ČLENSTVÍ a CERTIFIKÁTY
ČLENSTVÍ a CERTIFIKÁTY
ACCKA ATECR Certifikát CSKS BritAgent E-lerning
POPULÁRNÍ ZÁJEZDY
POPULÁRNÍ ZÁJEZDY