Přihlašovací systém

Přípravu zájezdu budete mít při využití našeho systému téměř bez práce! Stručně:

• Konec sepisování seznamů
  
  
• Už se nemusíte starat o peníze
  
  
• Máte okamžitý přehled o přihláškách
  
  
• Jednoduše komunikujete se všemi účastníky

Ve snaze usnadnit Vám co nejvíce práci s přípravou zájezdu jsme na základě dlouholetých zkušeností vyvinuli systém pro přihlašování žáků a studentů na školní zájezd. Pro Vás to znamená nejen konec sepisování seznamů, vybírání peněz či zjišťování osobních údajů žáků a studentů, ale zároveň budete mít neustále přehled o přihlášených osobách i o jejich platbách. Systém je velice jednoduchý a přehledný, nedá Vám práci se s ním spřátelit:). Zda ho při přípravě zájezdu využijete nebo ne, necháváme na Vašem rozhodnutí, ale jsme si jisti, že Vás přesvědčíme o výhodách jeho použití. Rádi Vám ho ve vaší škole osobně představíme.

A jak to funguje?

• jako vždy s Vámi nejdříve domluvíme program a termín zájezdu
• pošleme Vám kartičky s informacemi k přihlášení, které můžete rozdávat zájemcům o zájezd
• zájemci se přihlašují přímo na našich stránkách rezervace.protravel.cz
• obratem dostávají e-mailem jednak předpis plateb s informacemi k úhradě zájezdu a jednak přihlášku, kterou zpravidla podepsanou rodiči odevzdávají Vám ve škole

Výhody pro Vás

• výrazné usnadnění práce – nestaráte se o osobní údaje účastníků ani o peníze
• přihláška bez práce - systém generuje přihlášku na zájezd i s kontaktem na rodiče/zákonného zástupce účastníka - podepsaná může posloužit jako doklad/přihláška pro potřeby školy
• jednoduchá kontrola plateb - máte neustále přehled o aktuálních platbách jednotlivých účastníků (v systému se zobrazí nejdéle za 2 dny po jejich odeslání účastníkem/rodiči)
• aktuální a přesné informace – máte kdykoliv přístup do systému a vidíte aktuální stav přihlášených/odhlášených účastníků, kontakty na ně i na jejich zákonné zástupce, vše si můžete uložit nebo vytisknout
• lepší informovanost studentů i jejich rodičů - ti se při přihlášení seznámí (a souhlasí) s důležitými informacemi, jako je např. program zájezdu, pojistné limity nebo storno podmínky při následném zrušení účasti na zájezdu

Výhody pro rodiče:

• lepší informovanost - rodiče mají k dispozici veškeré důležité dokumenty a mohou se tak lépe seznámit s tím, kam své děti posílají, za jakých podmínek a co je obsahem zájezdu
• větší kontrola - rodiče dostávají všechny zprávy týkající se zájezdu, nemusí spoléhat na to, že „jim to děti doma řeknou"
• snadná úhrada zájezdu – rodiče dostanou jasnou a jednoduchou informaci, kdy a jak zájezd bezhotovostně uhradit

Systém využívá každoročně mnoho desítek škol. Máme s ním výborné zkušenosti a věříme, že Vám výrazně ušetří práci. Neváhejte se nás na něj prosím zeptat, vše Vám vysvětlíme. Je to opravdu jednoduché!

Pokud se rovnou chcete dozvědět ještě více, přidáváme podrobnější popis:

Jak jsme uvedli, systém vstupuje do akce ve chvíli, kdy jsme domluveni na programu, ceně a termínu zájezdu. Domluvíme se také na výši a termínu plateb. V tu chvíli my zájezd vložíme do systému a Vám pošleme informace, které budete rozdávat zájemcům o zájezd. Zájemci se pak zpravidla doma s rodiči přihlašují. Nezletilé žáky a studenty musí přihlašovat jejich rodiče. Na stránkách rezervace.protravel.cz se nejprve registrují (zvolí si přístupové údaje – emailovou adresu a heslo). Na zadaný email jim přijde zpráva s potvrzovacím odkazem. Ten prokliknou, dostanou se zpět na stránku rezervace.protravel.cz a zadáním zvolených údajů se do systému přihlásí.

V systému si pomocí čísla zájezdu zvolí ten správný zájezd, vyplní osobní údaje účastníka a kontakty na zákonného zástupce (pro děti mladší 18 let). Odsouhlasí program zájezdu a všeobecné podmínky a kliknutím na „Přihlásit“ se závazně k zájezdu přihlásí. V tu chvíli dostanou na svůj email předpis plateb s platebními údaji, na kterých jsme se společně domluvili a závaznou přihlášku, kterou Vám odevzdají ve škole.

Jednotliví zájemci se takto hlásí a Vy máte vše pod kontrolou. Zřídíme Vám totiž do systému přístup a tak kdykoli uvidíte, kdo je přihlášený a zda, případně kolik už uhradil. Budete mít také k dispozici kontakty (telefon, e-mail) na účastníky a jejich rodiče či zákonné zástupce.

Přihlášky a platby probíhají a automaticky se připisují. V termínu doplatku by měli být všichni zájemci přihlášeni a mít zaplaceno. Snadno zjistíte, zda je třeba ještě někomu přihlášku či platbu připomínat. Finální seznamy si můžete vyexportovat do MS Excel nebo Vám je rádi zpracujeme a zašleme mailem.

Neměli jste téměř žádnou práci a přesto je odjezd zájezdu za dveřmi :)

Co systém také umí:

• pokud nám předem definujete značení tříd na vaší škole, mohou účastníci zadávat i svou třídu – můžete je pak podle tříd řadit
• systém můžete využít k přihláškám i platbám, ale je možné využít jen přihlášek a platby vybírat ve škole (v případě zájmu možné účastníky e-mailem upozornit, že se blíží splatnost zálohy/doplatku)
• systém zdvořile upozorňuje ty, kteří v termínu nezaplatili, aby to napravili
• v případě zájmu obdržíte na email krátkou notifikaci vždy, když se někdo na zájezd přihlásí
• můžete z něj exportovat/vytvářet seznamy pro Vaši potřebu (rádi Vám je ale také připravíme sami)
• můžete z něj bez potřeby zadávání emailových adres zasílat zprávy hromadně všem účastníkům nebo jen vybraným
• můžete v něm zadat další pedagogický dozor (jméno, e-mail, rodné číslo), na který se Vás vždy ptáme před zajišťováním cestovního pojištění

Všem účastníkům zájezdu (u nezletilých jejich rodičům) zůstává účet funkční a mají do něj také kdykoli přístup. Vidí tam, na jaký zájezd/zájezdy jsou aktuálně přihlášeni a jaké platby u nich evidujeme. Najdou tam také veškeré důležité dokumenty - program zájezdu, všeobecné podmínky, limity a pojistné podmínky cestovního pojištění. Pokud jedou opakovaně na další zájezd/-y, mají situaci usnadněnou a na každý další zájezd se jednoduše přihlásí.
Rodiče také mohou přihlásit pod jedním účtem více dětí/účastníků nejen na jeden zájezd, ale i na různé zájezdy.

Jaké informace systém zpracovává:

Bez poskytnutí osobních údajů to bohužel nejde. Některé potřebujeme pro zajištění pojištění (rodné číslo), jiné pro zajištění služeb. Ptát se tedy budeme na:

• jméno a příjmení
• rodné číslo
• pohlaví
• adresu bydliště
• e-mailovou adresu
• telefonní číslo
• třídu
• informace o alergiích, užívaných lécích, stravovacích potřebách typu vegetariánství či bezlepková dieta (slouží především pro zájezdy do Anglie s ubytováním v hostitelských rodinách)
• jméno, telefon a e-mailovou adresu zákonného zástupce

S informacemi nakládáme dle zákona o ochraně osobních údajů. Chceme Vás ujistit, že údaje jsou u nás v bezpečí a neposkytujeme je žádným jiným subjektům k reklamním či obchodním účelům.

A jaké jsou Vaše ohlasy po využití systému?